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miércoles, 22 de julio de 2015

Cómo lograr más eficiencia con la hoja de gastos

La hoja de gastos es un documento clave en los procesos de gestión de gastos, y es fundamental para conseguir ahorrar, optimizar costes y alcanzar una comunicación más flexible entre trabajadores.

El concepto de hoja de gastos es un documento, en papel o digital, que usan los trabajadores en una empresa para notificar y solicitar el reembolso de gastos que han realizado en relación con su trabajo. Este proceso, que parece carente de valor, esconde en realidad muchas oportunidades, siempre que se sepan aprovechar.

Una buena gestión de la hoja de gastos puede suponer un ahorro de tiempo y de costes por parte de los trabajadores que reportan sus gastos, pero también del personal administrativo que los controla y gestiona. Además puede aportar un mejor seguimiento y control o más información para una mejor toma de decisiones estratégicas.



Las buenas prácticas de una hoja de gastos las podemos resumir en tres claves prácticas que nos servirán para elaborar documentos sin errores, y sobretodo, eficaces. La primera es definir una política íntegra y completa de gastos e informar a todos los trabajadores. Se debe establecer la forma correcta y concreta de justificar todos los gastos, para que después, el empleado a través de manuales y un buen plan de comunicación, pueda elaborar correctamente la hoja. El segundo pilar es evitar el fraude interno, que por lo que respecta al del trabajador, éste se puede evitar rápidamente con la utilización de algún software específico. Y el tercer y último pilar es la automatización de los procesos.

El uso del papel, ya sea durante la elaboración de las notas como en su control e incorporación a la contabilidad, es una práctica que ha quedado demostrada como propensa a errores. Por eso, para lograr una hoja de gastos perfecta es muy útil utilizar un software para dispositivos móviles que automatice los procesos. Algunos de estos softwares logran, con solamente una foto de los tiques, identificar los datos, detectar los posibles fraudes e, incluso, incorporar datos automáticamente.

Otros detalles para mejorar la hoja de gastos también son: revisar las políticas en caso de duda, no esperar al último momento a preparar el documento, conservar los justificantes originales e integrar la gestión con otros sistemas. Si quieres saber más sobre las hojas de gasto, Captio ha publicado una infografía titulada “Las 7 cosas que nunca pensarías de tu hoja de gastos”. En este documento se resumen visualmente todas las curiosidades de las notas de gastos.

En este contexto, hay que tener en cuenta que desde hace un tiempo se están implantando las hojas de gastos 3.0, es decir, las hojas de gastos adaptadas a las empresas 3.0. Se trata de un proceso que se adapta rápidamente a un entorno cambiante, que se moderniza y se ajusta al nuevo paradigma, todo para no transformarse en un proceso obsoleto y aportar valor a la empresa. Así pues, llamaremos 3.0 a la hoja de gastos que sea móvil -perfecta para los viajes-, flexible, digital, que se integre a múltiples plataformas y, sobretodo, que favorezca una mejor comunicación entre trabajador y supervisor.


En definitiva, para lograr una buena gestión de hojas de gastos es muy importante equilibrar y relacionar dos perspectivas diferentes: la del trabajador que reporta sus gastos y la de la empresa que revisa y valida. Este objetivo es mucho más fácil de conseguir, de una forma más ágil y sencilla, en entornos automatizados mediante un software específico de gestión y control de gastos.